Note de şedinţă, prescurtări scrise şi concluzii scrise

O problemă procedurală destul de importantă, dar de multe ori tratată superficial sau chiar ignorată este reprezentată de „concluziile scrise.” Atât în materie civilă cât şi penală, dezbaterea cauzei implică uneori şi formularea şi depunerea unor concluzii scrise. Dreptul procesual civil cunoaşte însă o sintagmă specifică în această materie, şi anume „prescurtările scrise”. În cadrul procedurii penale există de asemenea „note privind desfăşurarea şedinţei de judecată”; acestea neavând legătură cu concluziile amintite anterior.

Un punct de plecare al analizei deosebirilor semnificative şi substanţiale între sintagmele care fac obiectul acestui articol îl constituie articolul 146 C. proc. civ., articol potrivit căruia:

Părţile vor putea fi îndatorate, după închiderea dezbaterilor, sa depună concluzii scrise sau prescurtări scrise, semnate de ele, a susţinerilor lor verbale. Părţile vor putea depune concluzii sau prescurtările chiar fără sa fie obligate. Ele vor fi înregistrate.

şi articolul 342 C. proc. pen., intitulat de altfel „concluzii scrise”:

(1) Instanţa, când socoteşte necesar, poate cere părţilor, după închiderea dezbaterilor, să depună concluzii scrise.

(2) Procurorul şi părţile pot depune concluzii scrise, chiar dacă nu au fost cerute de instanţă.

De asemenea, potrivit art. 156 C. proc. civ., când instanţa refuză amânarea judecăţii pentru lipsă de apărare, la cererea părţii va amâna pronunţarea „în vederea depunerii de concluzii scrise”.

Prevederi în sensul depunerii de concluzii scrise se regăsesc şi în alte acte normative. Astfel, art. 38 din Legea nr. 51 din 7 iunie 1995[1], pentru organizarea şi exercitarea profesiei de avocat, dispune că:

Avocatul este dator să studieze temeinic cauzele care i-au fost încredinţate, angajate sau din oficiu, să se prezinte la fiecare termen la instanţele de judecată sau la organele de urmărire penală ori la alte instituţii, conform mandatului încredinţat, să manifeste conştiinciozitate şi probitate profesională, să pledeze cu demnitate faţă de judecători şi de părţile din proces, să depună concluzii scrise sau note de şedinţă ori de câte ori natura sau dificultatea cauzei cere aceasta sau instanţa de judecată dispune în acest sens.

Statutul profesiei de avocat[2] precum şi Statutul profesiei de consilier juridic[3], la articolul 104, respectiv la articolul 41, conţine o reiterare a prevederilor articolului anterior: „[…] avocatul/consilierul juridic este obligat să depună note de şedinţă sau concluzii scrise, din proprie iniţiativa sau la cererea instanţei de judecată”.

În doctrina[4] de specialitate se precizează că rolul concluziilor scrise nu poate fi nicidecum acela de a suplini concluziile orale, deoarece acest lucru ar contraveni principiului oralităţii şi contradictorialităţii dezbaterilor. Concluziile scrise nu reprezintă altceva decât un mijloc de a sintetiza dezbaterile, cu referire punctuală la probele administrate, motivele de fapt şi de drept pe care se bazează apărările sau pretenţiile părţilor. Se uzează de această posibilitate în special atunci când întinderea sau complexitatea concluziilor părţilor fac mai anevoioasă expunerea lor orală, uneori fiind chiar imposibilă epuizarea argumentelor părţilor pe altă cale decât cea scrisă.

În aceste condiţii, s-a apreciat în doctrină[5] că poate fi pusă în discuţie „egalitatea armelor”. Astfel cum preciza Curtea Europeană a Drepturilor Omului, fiecare parte din proces trebuie să aibă nu numai posibilitatea de a-şi face cunoscute elementele pe care se bazează pretenţiile sale, dar şi aceea de a lua cunoştinţă şi de a discuta orice probă sau „concluzie” prezentată judecătorului în scopul de a-i influenţa decizia[6].

Profesorul Deleanu face două precizări importante referitoare la concluziile scrise în cadrul procesului civil:

• Dacă prin concluziile scrise sunt aduse în atenţia instanţei elemente de fapt sau de drept care n-au făcut obiectul dezbaterilor contradictorii şi nici nu au incidenţă sau influenţă asupra soluţiei în fond, instanţa este datoare să le înlăture cu această motivare;

• Dacă prin concluziile scrise sunt aduse în atenţia instanţei noi elemente de fapt sau de drept, incidente litigiului şi putând influenţa soluţia instanţei, făcând aplicarea prevederilor art. 151 C. proc. civ., instanţa este datoare să repună cauza pe rol, pentru a da posibilitatea celeilalte părţi să le discute şi, eventual, să le contraargumenteze.[7]

Un aspect foarte interesant în materie de concluzii scrise este dat de lipsa sancţiunii în cazul nerespectării obligaţiei impuse de instanţă de a depune concluzii. Cu toate acestea nu este deloc de neglijat aspectul depunerii de concluzii scrise, deoarece prin nedepunerea acestora părţile vor fi în situaţia de a nu da posibilitatea instanţei de a cunoaşte temeinic argumentele aduse în susţinerea pretenţiilor lor, ori poziţia pe care o adoptă faţă de variatele incidente ce survin în timpul şedinţelor de judecată.

Distinct de cele prezentate până acum, în materie de administrare a probelor de către avocaţi art. 24117 C. proc. civ. conţine dispoziţii cu privire la: „concluziile scrise privind susţinerea pretenţiilor sale [i.e. reclamantului sau pârâtului după caz], pe care le va trimite, prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire, sau le va înmâna în mod direct, sub luare de semnătură, celorlalte părţi din proces şi, când este cazul, Ministerului Public.”

Trebuie să se menţioneze aici că, spre deosebire de cele stabilite prin art. 146 C. proc. civ., concluziile scrise menţionate în art. 241 indice 17 C. proc. civ. vizează în special materia administrării probelor de către avocaţi. În acest caz părţile au obligaţia de a redacta şi de a comunica totodată celorlalte părţi din proces, precum şi Ministerului Public (când este cazul) concluziile lor.

O particularitate în materie de concluzii scrise se regăseşte şi în cadrul procesului penal. Astfel, dacă după închiderea dezbaterilor, părţile depun la dosar concluzii scrise prin care solicită schimbarea încadrării juridice, sancţiunea nulităţii nu poate interveni pentru că nu există obligativitatea instanţei de a le pune în discuţia contradictorie a părţilor, deoarece concluziile scrise nu pot fi asimilate actelor noi depuse după dezbateri şi deci, nu există obligativitatea comunicării lor[8

În procesul civil, părţile au posibilitatea legală de a participa în mod activ la desfăşurarea judecăţii, atât prin susţinerea şi dovedirea drepturilor proprii, cât şi prin dreptul de a combate susţinerile părţii potrivnice şi de a-şi exprima poziţia faţă de măsurile pe care instanţa le poate dispune.

Aceste drepturi legale ale participanţilor la judecată sunt asigurate prin respectarea unui principiu fundamental al procesului civil, principiul contradictorialităţii. Pentru asigurarea contradictorialităţii în procesul civil, instanţa are obligaţia de a pune în discuţia părţilor toate aspectele de fapt şi de drept pe baza cărora va soluţiona litigiul. Nerespectarea acestui principiu, care asigură implicit şi respectarea dreptului la apărare, este sancţionată cu nulitatea hotărârii.

Prin sintagma "a pune concluzii in instanţă" nu se desemnează numai pledoaria finală, care este situată în plan temporal după închiderea dezbaterilor, ci mai mult decât atât. Părţile au posibilitatea de a pune oricând concluzii în timpul fazei dezbaterilor, în legătură cu, spre exemplu: depoziţiile martorilor, rezultatul expertizelor, eventualele argumente ale părţii adverse etc. Pentru a se realiza acest lucru părţile au deschisă calea prescurtărilor scrise, astfel cum prevede în mod expres art. 146 C. proc. civ.

Este important de menţionat faptul că în cuprinsul Codului de procedură civilă nu se regăseşte sintagma „note de şedinţă.” Cu toate acestea în practică aceasta este frecvent folosită, cel mai probabil datorită introducerii sale în cuprinsul prevederilor din Legea pentru organizarea şi exercitarea profesiei de avocat, precum şi din statul acestei profesii, ambele amintite anterior. Sub aspect terminologic este cunoscută şi sintagma „note scrise” prin care se desemnează aceleaşi prescurtări scrise astfel cum au fost stabilite de Codul de procedură civilă.

Prescurtările scrise sau notele de şedinţă sunt consemnări în scris ale susţinerilor părţilor făcute din proprie iniţiativă sau la cererea expresă a instanţei de judecată. Nu există un formular tip, de altfel Codul de procedură civilă nu conţine nicio prevedere cu privire la conţinutul prescurtărilor scrise. Astfel, putând fi considerate ca şi o notă adresată instanţei, făcându-se precizarea numărului de dosar şi a datei următorului termen, a obiectului cauzei, a numelui/denumirii părţilor.

Precizările făcute pe calea unor prescurtări scrise/note de şedinţă se pot prezenta de multe ori şi pe cale orală pentru a se realiza contradictorialitatea, dar pentru a rămâne la dosarul cauzei, este utilă depunerea lor în scris şi cât mai detaliat, cu prezentare elementelor de fapt şi cu susţinere judicioasă în drept.

În practică s-a demonstrat că este indicat, a se depune la fiecare termen de judecată, şi prescurtări scrise/note de şedinţă, cu toate excepţiile ridicate, cereri, obiecţii şi tot ceea se discută în cadrul şedinţei. Aceasta deoarece grefierul consemnează doar unele aspecte, altele fiind apreciate de judecător ca irelevante. Depunerea prescurtărilor scrise/notelor de şedinţă este utilă în special în situaţiile în care e vorba de cifre sau date exacte.

Părţile pot surprinde de multe ori aspecte care comportă o analiză mai profundă, aspecte pe care le pot ulterior dezvolta şi susţine prin probe. Faptul că instanţa este obligată să depună prescurtările scrise/notele de şedinţă la dosarul cauzei este deosebit de important, deoarece acestea vor putea fi consultate ulterior chiar de către instanţa de judecată fiind cunoscut că un fapt neconsemnat este ca şi inexistent - quod non in actis, non est in mundo.

* *

*

Pe lângă precizările făcute anterior, în materia dreptului procesual civil, în cadrul procedurii penale se remarcă şi unele dispoziţii specifice. Articolul 304 C. proc. pen. reglementează problema notelor privind desfăşurarea şedinţei de judecată:

(1) Desfăşurarea şedinţei de judecata se înregistrează cu mijloace tehnice audio.

(2) În cursul şedinţei de judecată grefierul ia note cu privire la desfăşurarea procesului. Procurorul şi părţile pot cere citirea notelor şi vizarea lor de către preşedinte.

(3) În caz de contestare, de către participanţii la proces, a notelor grefierului, acestea vor fi verificate şi, eventual, completate ori rectificate pe baza înregistrărilor din şedinţa de judecată.

(4) După terminarea şedinţei de judecată, participanţii la proces primesc, la cerere, câte o copie de pe notele grefierului.

(5) Notele grefierului pot fi contestate până la termenul următor.

Notele privind desfăşurarea şedinţei de judecată se întocmesc numai de către grefier, aceste note având rolul de a servi ca un instrument de ghidare pentru instanţa de judecată, dar şi pentru părţi sau pentru procuror, fiind deosebit de utile în cadrul proceselor complexe cu un volum mare de informaţii. Tocmai datorită rolului lor deosebit notele grefierului sunt înmânate (în copie şi la cerere) participanţilor la proces. Totodată aceste note putând fi contestate până la termenul de judecată următor celui în care au consemnate.

Notele ale grefierului relevă şi respectarea de către completul de judecată şi de către ceilalţi participanţi a dispoziţiilor procedurale, constituind (pe lângă înregistrarea şedinţei) singura dovada a exactităţii celor afirmate într-o şedinţă de judecată.

În practică s-a ridicat o excepţie de neconstituţionalitate a dispoziţiilor art. 304 alin. 3 şi (5) din Codul de procedură penală, raportate la art. 195 alin. 1 din acelaşi cod[9].

S-a susţinut că textul de lege criticat, încalcă art. 24 din Constituţie, referitor la dreptul la apărare, şi conduce la nerespectarea principiului legalităţii şi al aflării adevărului în cursul procesului penal. Astfel, s-a arătat că dispoziţiile art. 304 alin. 5 potrivit cărora participanţii la proces pot contesta notele grefierului până la termenul de judecată următor, nu sunt corelate cu dispoziţiile art. 195 alin. 1 din acelaşi cod, conform cărora îndreptarea erorilor materiale evidente din cuprinsul unui act procedural se face la cerere sau din oficiu, întrucât acest din urmă text nu fixează o limită temporală pentru aceasta.

Cu toate că aspectul de necorelare a două texte legale este vizibil în mod evident, excepţia de neconstituţionalitate a fost respinsă ca inadmisibilă.

Grefierul întocmeşte note de şedinţe şi în cadrul procesului civil, deşi în Codul de procedură civilă nu există prevederi exprese în acest sens. Astfel, potrivit art. 13 din Legea nr. 304 din 2004 privind organizarea judiciară[10]:

(1) Şedinţele de judecată se înregistrează prin mijloace tehnice video sau audio ori se consemnează prin stenografiere. Înregistrările sau stenogramele se transcriu de îndată.

(2) Grefierul sau specialistul în stenografie consemnează toate afirmaţiile, întrebările şi susţinerile celor prezenţi, inclusiv ale preşedintelui completului de judecată.

(3) La cerere, părţile pot primi o copie a transcrierii înregistrărilor, stenogramelor sau notelor grefierului.

De asemenea potrivit art. 104 alin. 15, 16, 17 din Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti[11] din 22 septembrie 2005, cu modificările şi completările ulterioare:

(15) În cursul şedinţei de judecată grefierul va consemna în caietul de note: numărul dosarului, poziţia acestuia pe lista de şedinţă, susţinerile orale din timpul şedinţei, depunerile de cereri şi acte în condiţiile alin. (14), măsurile dispuse de instanţă, precum şi toate celelalte aspecte din desfăşurarea procesului.

(16) Notele vor fi vizate de preşedintele completului de judecată, care în prealabil va verifica conţinutul acestora şi va urmări ataşarea listei de şedinţă la caietul de note.

(17) Caietul de note va fi numerotat şi sigilat; acesta se va depune la arhiva instanţei, unde se va păstra timp de 3 ani, socotiţi de la data ultimelor note.

---

[1] Republicată în M. Of. nr. 113 din 6 martie 2001

[2] Publicat în M. Of. 237/1995

[3] Publicat în M. Of. nr. 684 din 29 iulie 2004

[4] A se vedea I. Leş, Tratat de drept procesual civil, ediţia a III-a, Ed. All Beck, Bucureşti, 2005, pg. 402

[5] A se vedea I. Deleanu, Tratat de procedură civilă, volum I, ediţia a 2-a, Ed. C.H. Beck, Bucureşti, 2007

[6] Hotărârea din 20 februarie 1996, în cauza Lobo Machado c. Portugaliei, para. 31; Hotărârea din 20 februarie 1996, în cauza Vermeulen c. Belgiei, para. 33; - www.echr.coe.int

[7] I. Deleanu, op. cit.

[8] C. A. Cluj, decizia penală 322/R/22.05.2008

[9] Decizia Curţii Constituţionale nr. 491 din 29 septembrie 2005, publicată în M.l Of., Partea I, nr. 981 din 4 noiembrie 2005

[10] Republicată în M. Of. nr. 827/13 sep. 2005

[11] Publicat in M. Of., Partea I nr. 958 din 28/10/2005

(Eudoxiu)